Tổng hợp những thủ thuật Excel văn phòng cực hay

Bất kỳ ai cũng nên biết qua những thủ thuật Excel. Chỉ với một chút kiến thức này là đã có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong quá trình làm việc của bạn.

Xem thống kê siêu nhanh

Như chúng ta đã biết, Excel chứa rất nhiều hàm để tính toán, thống kê. Ví dụ như hàm Sum để tính tổng, hàm Min để tính giá trị nhỏ nhất, hàm Average để tính trung bình... Nếu ngày trước bạn cần rất nhiều thời gian cho việc này, thì bây giờ chỉ cần áp dụng thay thế bằng thao tác đơn giản dưới đây mà thôi.

Hãy bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Sau đó, thanh trắng nằm dưới cửa sổ Excel sẽ hiển thị rất nhiều thông tin hữu ích như tổng, số lượng dữ liệu được bôi đen...

Đổi dòng thành cột hoặc ngược lại

Excel cũng cung cấp tính năng "hoán đổi" dòng thành cột và ngược lại. Dù đây chỉ là một chức năng đơn giản nhưng cực kỳ hữu hiệu đối với dân văn phòng.

Để thực hiện, hãy chọn nhóm dữ liệu cần hoán đổi, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để Copy. Tiếp theo, Paste chúng ngay tại ô đầu tiên bằng chuột phải. Khi menu đơn hiện ra, bạn chỉ cần chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose T để việc thay đổi được thực hiện.

Sao chép dữ liệu thần tốc

Chúng ta thường Copy và Paste theo cách truyền thống để thực thực hiện sao chép dữ liệu sang những ô không liền kề nhau. Đây là thao tác khá tốn kém thời gian, nhưng khi nắm rõ thủ thuật Excel văn phòng này, bạn hoàn toàn có thể thực hiện nhanh hơn rất nhiều.

Đầu tiên, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép thông tin từ ô chứa dữ liệu. Sau đó, giữ nguyên phím Ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần đổ dữ liệu vào. Cuối cùng, dán chúng bằng tổ hợp phím Ctrl + V, việc sao chép sẽ tự động diễn ra.

Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

Thông thường trong Excel, con trỏ chuột sẽ nằm tại vị trí đang nhập dữ liệu. Khi nhấn Enter, nó sẽ di chuyển xuống ô phía dưới. Vậy nếu muốn điều khiển sang phải hay trái thì làm sao?

Nếu muốn thay đổi, hãy chọn File/Options trong hộp thoại hiển thị. Tiếp theo, chọn Advanced, chọn After Pressing Enter Move Selection và chọn Direction. Cuối cùng, bạn có thể chọn hướng di chuyển cho con trỏ theo ý muốn của mình.

Chuyển đổi qua lại giữa các Tab làm việc

Trong quá trình làm việc với Excel, bạn sẽ không tránh khỏi việc thao tác giữa các Sheet với nhau. Một vài trường hợp đặc biệt còn phải di chuyển Tab sang công cụ tìm kiếm. Nếu không có chuột thì thật bất lợi và tốn thời gian. 

Nhưng đừng lo lắng! Hãy ứng dụng phím tắt Ctrl + Page Up hoặc Ctrl + Page Down để tiết kiệm thời gian và công sức của mình.

Tự động nhập dữ liệu

Nếu muốn hạn chế tối đa thời gian nhập một trường dữ liệu trên bảng tính Excel, bạn hãy bôi đen nó rồi rê chuột xuống ô dưới cùng. Tại đây, những ô trống được chọn sẽ tự động nhập thông tin.

Tự động tính tổng không cần dùng hàm

Từ trước đến nay, chúng ta luôn phải tính tổng bằng hàm Sum trong Excel, nhưng nếu có nhiều cột thì bạn sẽ phải thao tác nhiều lần. 

Tuy nhiên, chỉ cần sử dụng tổ hợp Alt + =, rồi nhấn Enter thì kết quả tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra tức thì. Hoặc bạn có thể nhấp chuột vào biểu tượng toán học trên thanh Ribbon của thẻ Home để hoàn thành công việc này.

Hiển thị công thức nhanh chóng

Thay vì phải vào Tab Formulas hay Show Formulas để xem công thức như ngày trước, giờ đây bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~  là hàng loạt công thức sẽ được hiển thị.

Ẩn hàng và cột theo nhóm

Khi làm việc trên Excel, nếu bạn muốn ẩn hàng và cột theo nhóm, hãy bôi đen những vị trí muốn ẩn. Tiếp theo, bấm tổ phím Alt + Shift để hiển thị hộp thoại. Tại đây, nó sẽ đặt câu hỏi về ẩn hàng hay cột, bạn chỉ cần chọn theo ý mình và nhấn Ok. Sau đó, WorkBook sẽ hỏi ý kiến về số lượng hàng hay cột cần ẩn, bạn hãy tăng chỉnh tùy theo nhu cầu.