Bật mí các thủ thuật Excel văn phòng
Là dân văn phòng, muốn quá trình làm việc cùng Excel trở nên hiệu quả và nhanh chóng, thì đừng bỏ qua một số thủ thuật được đề cập bên dưới nhé!
Kỹ năng Excel đối với dân văn phòng được xem như một yếu tố bắt buộc, khiến mọi công việc của họ diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả cao.
Vậy hãy cùng Tự Học Lập Trình khám phá một vài thủ thuật sử dụng Excel hay ho bên dưới nhé!
Chuyển đổi chữ hoa sang chữ thường
Khi bạn đang mãi mê với công việc nhập liệu của mình, nhưng lại quên viết hoa toàn bộ hay viết hoa một chữ cái đầu tiên trong phần nội dung, thì có thể "chữa cháy" bằng các cách sau:
- Với phần nội dung muốn viết hoa toàn bộ, bạn có thể sử dụng hàm UPPER.
- Còn với phần nội dung muốn viết hoa chữ cái đầu tiên, bạn nên chọn dùng hàm PROPER.
- Còn muốn viết thường toàn bộ chữ trong nội dung, bạn chỉ cần sử dụng hàm LOWER.
Loại bỏ giá trị giống nhau trong Excel
Khi được gửi một file dữ liệu từ đồng nghiệp, nhưng trong phần nội dung lại có khá nhiều giá trị giống nhau và bạn muốn loại bỏ chúng.
Với những file chỉ có vài dòng thì còn thực hiện xóa thủ công, nhưng file chứa tới hàng trăm hàng nghìn nội dung thì rất mất thời gian thực hiện.
Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng và chỉ cần thực hiện dựa trên các thao tác sau:
- Bước 1: Ctrl+A để bôi đen toàn bộ dữ liệu. Lưu ý phải đảm bảo bên ngoài bảng dữ liệu không có nội dung nào khác.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Data => Remove Duplicates.
- Bước 3: Lúc này sẽ có một cửa sổ hiển thị, bạn chỉ cần chọn Unselect All => cột ID => OK.
Cố định tiêu đề cột và hàng trong Excel
Việc cố định nội dung tiêu đề cột hoặc hàng giúp bạn dễ dàng xem được phần nội dung khi cuộn trang.
Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Bôi đen cột hoặc hàng muốn cố định.
- Bước 2: Vào lệnh View => Freeze Panes => Freeze Panes.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn
- Freeze Top Row: Cố định dòng trên cùng.
- Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên trong bảng.
- Unfreeze Panes: Quay lại tình trạng thông thường.
Còn khi muốn cố định cả dòng và cột, bạn chỉ cần đặt vị trí chuột ở góc chéo và thực hiện tương tự các bước trên. Ví dụ, khi bạn muốn cố định cột thứ hai (Cột B), dòng thứ 7 thì các bạn sẽ đặt chuột ở ô C8.
Tự động tính tổng không cần hàm
Muốn thực hiện việc này, bạn chỉ cần thực hiện theo hai cách sau:
- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím "Alt+=" dưới ô bạn muốn tính tổng, rồi nhấn Enter và kết quả sẽ ngay lập tức hiện ra.
- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng ∑ AutoSum trên thanh Ribbon tại thẻ Home để hiển thị kết quả tính tổng.
In một vùng tùy chọn
Trong một bảng dữ liệu Excel, khi muốn in một vùng tùy chọn trong bảng, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Bôi đen phần vùng chọn bạn muốn in.
- Bước 2: Vào Page Layout => Print Area => Set Print Area.
- Bước 3: Thực hiện căn chỉnh theo tỷ lệ mong muốn và nhấn chọn in văn bản như thông thường.
Nhập ngày / tháng nhanh qua các phím tắt
Bạn muốn cập nhật nhanh chóng thời gian hiện tại dưới dạng giá trị tĩnh, thời gian sẽ không thể tự cập nhật lại vào ngày hôm sau mà không cần nhập thủ công, bạn có thể thao tác như sau:
- Với ngày / tháng: Chọn ô cần nhập và nhấn tổ hợp phím "Ctrl+" để nhập ngày / tháng hiện tại.
- Với thời gian: Click chuột vào ô cần nhập và nhấn giữ tổ hợp phím "Ctrl+Shift+" để cập nhập thời gian hiện tại như trên hệ thống máy tính.
In văn bản trong Excel khi sang trang vẫn có Title
Muốn văn bản của bạn in ra sẽ có tiêu đề ở tất cả các trang, bạn chỉ cần thực hiện theo những bước sau:
- Bước 1: Vào Page Layout => Page Setup => Sheet.
- Bước 2: Lúc này, cửa sổ của Tab Sheet sẽ hiển thị, bạn chỉ cần tick chọn vào ô "Row to repeat at top".
- Bước 3: Bôi đen phần tiêu đề bạn muốn hiển thị trong bảng tính và chọn OK.
