Danh sách các thủ thuật trong Excel bạn nên biết

Excel là một công cụ mà hầu hết mọi người đều phải sử dụng, từ học sinh - sinh viên cho đến dân văn phòng để phục vụ cho việc học, cùng các công việc tính toàn liên quan.

Mặc dù quen thuộc, nhưng Excel cũng là nỗi ám ảnh của nhiều người hiện nay.

Nếu bạn cũng nằm trong số những người đang gặp "nỗi sợ" này, thì cùng theo dõi một số thủ thuật sử dụng Excel hiệu quả được đề cập trong nội dung bài viết này nhé!

Điều hướng nhanh

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + các phím mũi tên (⇐ ⇑ ⇓ ⇒) để di chuyển nhanh đến ô cuối cùng trong một hàng hoặc cột tùy ý.

Tự động điền (AutoFill)

Sử dụng tính năng AutoFill để nhanh chóng sao chép và dán dữ liệu trên một dải ô. 

Với tính năng này, bạn chỉ cần kéo núm điều khiển điền vào ở góc dưới cùng bên phải của ô để sao chép dữ liệu.

Sử dụng công thức

Công thức là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện các phép tính và thao tác dữ liệu trong Excel. S

Thế nên, bạn hãy tận dụng các công thức cơ bản để mang lại hiệu quả cho công việc của mình nhé!

Một số công thức thường được sử dụng trong Excel bao gồm SUM và AVERAGE, để tính tổng và giá trị trung bình. Hoặc một số công thức phức tạp hơn, chẳng hạn như IF và VLOOKUP, để thực hiện các phép tính và tra cứu có điều kiện.

Biểu đồ và đồ thị (Charts and Graphs) 

Việc sử dụng biểu đồ và đồ thị có thể giúp bạn trực quan hóa dữ liệu của mình và xác định các xu hướng cũng như mẫu. 

Trong Excel cũng hỗ trợ đa dạng các loại biểu đồ khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ thanh và biểu đồ đường, để hiển thị dữ liệu của bạn theo cách dễ hiểu.

Các phím tắt hữu ích trong Excel

• F2: Chỉnh sửa ô đã chọn.
• F4: Lặp lại hành động cuối cùng.
• F11: Tạo biểu đồ bằng các ô hoặc dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + C: Sao chép các ô hoặc dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + V: Dán các ô hoặc dữ liệu đã sao chép.
• Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó.
• Ctrl + Y: Làm lại hành động trước đó.
• Ctrl + A: Chọn tất cả các ô trong trang tính hiện tại.
• Ctrl + F: Mở hộp thoại Tìm và Thay thế để tìm kiếm dữ liệu hoặc giá trị cụ thể.
• Ctrl + H: Mở hộp thoại Tìm và Thay thế để thay thế dữ liệu hoặc giá trị cụ thể.
• Ctrl + B: Áp dụng định dạng in đậm cho các ô hoặc dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + I: Áp dụng định dạng nghiêng cho các ô hoặc dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + U: Áp dụng định dạng gạch chân cho các ô hoặc dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + Shift + L: Áp dụng hoặc xóa bộ lọc trên các ô hoặc dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + Shift + : (dấu chấm phẩy): Chèn thời gian hiện tại.
• Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Chèn ngày hiện tại.
• Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên (A1) trong trang tính.
• Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng trong trang tính.
• Alt + Enter: Chèn ngắt dòng trong một ô.
• Tab: Di chuyển đến ô tiếp theo trong một hàng.
• Shift + Tab: Di chuyển đến ô trước đó trong một hàng.

Với việc sử dụng các phím tắt này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn khi làm việc cùng Excel.

Bộ lọc và sắp xếp (Filters and Sorting)

Việc sử dụng bộ lọc và sắp xếp sẽ giúp bạn phân tích và thao tác với các tập dữ liệu lớn. 

Các bộ lọc có thể giúp bạn hiển thị những dữ liệu đáp ứng các tiêu chí nhất định và sử dụng sắp xếp để sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự hợp lý.

Sử dụng bảng tổng hợp (Pivot tables)

Bảng tổng hợp là một công cụ mạnh mẽ để tóm tắt và phân tích các tập dữ liệu lớn. 

Việc sử dụng chúng để nhóm và tổng hợp dữ liệu theo cách linh hoạt và có thể tùy chỉnh, cho phép bạn nhanh chóng xác định xu hướng và mẫu.

Sử dụng tính năng "Format as Table"

Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng định dạng dữ liệu của mình dưới dạng bảng với các tiêu đề và màu hàng thay thế. 

Việc này còn làm cho dữ liệu của bạn dễ đọc và phân tích hơn khi cần.

Sử dụng Macro

Macro là một cách để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel. Tìm hiểu cách ghi và chỉnh sửa macro để tiết kiệm thời gian và làm cho quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn.

Power Query

Power Query là một công cụ chuyển đổi và kết nối dữ liệu cho phép bạn kết nối, kết hợp và tinh chỉnh dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. 

Bạn có thể sử dụng Power Query để làm sạch và định hình dữ liệu của mình trước khi phân tích dữ liệu đó trong Excel.

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Định dạng có điều kiện cho phép bạn tô sáng các ô hoặc dữ liệu đáp ứng các tiêu chí cụ thể, giúp dễ dàng xác định thông tin quan trọng trong trang tính của bạn.

Để thực hiện, bạn hãy làm theo các bước bên dưới:

• Bước 1: Chọn các ô bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Nhấp vào nút "Conditional Formatting" trong nhóm "Styles" trên tab "Home".
• Bước 3: Chọn một quy tắc định dạng từ menu thả xuống, chẳng hạn như "Highlight Cells Rules" (Đánh dấu quy tắc ô) hoặc "Top/Bottom Rules" (Quy tắc trên cùng/dưới cùng).
• Bước 4: Chọn loại định dạng bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như màu tô, màu phông chữ hoặc đường viền.
• Bước 5: Đặt điều kiện cho quy tắc định dạng. Ví dụ: bạn có thể chọn tô sáng các ô lớn hơn một giá trị nhất định, chứa văn bản cụ thể hoặc đáp ứng các tiêu chí khác. Hoặc cũng có thể xem trước định dạng để xem nó sẽ xuất hiện như thế nào trên các ô của bạn.
• Bước 6: Nhấp vào "OK" để áp dụng định dạng cho các ô đã chọn của bạn.

Xác thực dữ liệu (Data Validation)

Xác thực dữ liệu cho phép bạn kiểm soát dữ liệu nào có thể được nhập vào một ô hoặc dải ô. 

Điều này có thể giúp bạn ngăn ngừa lỗi và đảm bảo rằng dữ liệu của bạn nhất quán.

Để thực hiện, bạn làm theo các bước sau:

• Bước 1: Bấm vào tab "Data" trong hộp thoại ribbon, sau đó bấm vào "Data Validation".
• Bước 2: Trong tab "Settings", chọn loại dữ liệu bạn muốn cho phép trong ô hoặc phạm vi ô.
• Bước 3: Đặt bất kỳ tiêu chí bổ sung nào mà bạn muốn áp dụng. Ví dụ, bạn có thể chỉ định giá trị tối thiểu hoặc tối đa hoặc danh sách giá trị cụ thể.
• Bước 4: Chọn điều gì sẽ xảy ra khi nhập dữ liệu không hợp lệ. Bạn có thể chọn hiển thị thông báo lỗi, thông báo cảnh báo hoặc ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ. (Theo tùy chọn, bạn có thể thêm thông báo đầu vào hoặc thông báo trợ giúp để hướng dẫn người dùng nhập dữ liệu hợp lệ).
• Bước 5: Nhấp vào "OK" để áp dụng xác thực dữ liệu cho ô hoặc dải ô đã chọn.

Chuyển chữ thường sang chữ hoa

Để chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm UPPER. Và dưới đây là cách thực hiện:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô chứa văn bản bạn muốn chuyển thành chữ hoa.
• Bước 2: Trong thanh công thức ở đầu cửa sổ Excel, nhập =UPPER(.
• Bước 3: Bấm vào ô chứa nội dung văn bản bạn muốn chuyểnsang chữ hoa và sau đó đóng dấu ngoặc đơn. Ngoài ra, bạn có thể nhập văn bản theo cách thủ công giữa các dấu ngoặc đơn.
• Bước 4: Nhấn Enter để hoàn thành công thức. Lúc này, văn bản trong các ô đã chọn bây giờ sẽ được chuyển thành chữ hoa.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các bước sau để chuyển đổi văn bản chữ thường thành chữ hoa bằng cách sử dụng Ribbon:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô chứa văn bản bạn muốn chuyển thành chữ hoa.
• Bước 2: Chuyển đến tab "Home" trong Ribbon.
• Bước 3: Nhấp vào nút "Change Case" trong nhóm "Font".
• Bước 4: Chọn "UPPERCASE" từ trình đơn thả xuống. Lúc này, văn bản trong các ô đã chọn bây giờ sẽ được chuyển thành chữ hoa.

Các phương pháp này cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi văn bản chữ thường thành chữ hoa trong Excel, điều này có thể hữu ích cho việc chuẩn hóa dữ liệu hoặc giúp dễ đọc hơn.

Hy vong với những thủ thuật mà Tự Học Lập Trình chia sẻ ở trên, sẽ giúp quá trình sử dụng Excel của bạn trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn nhé!