Một số thủ thuật Word cho dân văn phòng

Đối với dân văn phòng, Word là một trong những kỹ năng bắt buộc, để hỗ trợ tối ưu các công việc liên quan.

Nếu bạn đang phải làm việc thường xuyên với Word, muốn tiết kiệm tối đa thời gian làm việc cùng ứng dụng nhưng vẫn phải đảm bảo tính hiệu quả, thì đừng bỏ qua một số thủ thuật Word Tự Học Lập Trình sẽ đề cập bên dưới nhé!

Chuyển nhanh đoạn văn bản chữ thường sang chữ hoa

Nếu như trong Excel hay PowerPoint người dùng rất khó để chuyển đổi từ chữ thường sang chữ hoa, nhưng với Word việc chuyển đổi này sẽ nhanh chóng và dễ dàng được thực hiện.

Thao tác vô cùng đơn giản, cụ thể như sau:

• Bước 1: Tô đen đoạn văn bản muốn chuyển sang chữ hoa.
• Bước 2: Chọn thẻ Home => Font.
• Bước 3: Tại mục Font => Change Case (Aa), với:
  • Sentence case: Chỉ viết hoa chữ cái đầu.
  • lowercase: Viết thường toàn bộ chữ cái.
  • UPPERCASE: Viết hoa toàn bộ chữ cái.
  • Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu ở mỗi từ.
  • tOGGLE cASE: Viết thường chữ cái đầu ở mỗi từ, các chữ còn lại viết hoa.

Còn muốn chuyển nhanh một đoạn văn bản chữ thường thành chữ hoa, bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản và nhấn giữ tổ hợp phím Shift+F3.

Chèn nhanh ngày và giờ hiện tại

Khi làm việc với Word, để thêm ngày và giờ hiện tại vào văn bản, bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản sau:

• Tại thẻ Insert => Text => Date and Time.
• Lúc này hộp thoại Date and Time xuất hiện, bạn chỉ cần chọn định dạng giờ mình muốn và nhấn "OK" là xong.
• Khi muốn cập nhật chính xác lại ngày và giờ, bạn click chuột trái vào ngày và giờ đã tạo, thực hiện việc chỉnh sửa và nhấn Update hoặc F9 để hoàn thành.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cập nhật ngày và giờ nhanh chóng trên cả Word và Excel theo cách sau:

• Đối với giờ hiện tại, bạn chỉ cần nhấn giữ tổ hợp phím Shift+Alt+T.
• Đối với ngày hiện tại, bạn nhấn giữ tổ hợp phím Shift+Alt+D.

Dịch văn bản bằng Microsoft Translation

Phương pháp này chỉ có thể được thực hiện từ Microsoft Word 2013 trở đi.

Cách thực hiện cũng vô cùng đơn giản:

• Bước 1: Mở file Word muốn dịch, bôi đen đoạn văn bản hoặc từ muốn thực hiện.
• Bước 2: Vào thẻ Review => Language.
• Bước 3: Nhấn vào hộp thoại Translate, với:
  • Translate Document: Dịch toàn văn bản.
  • Translate Selected Text: Dịch đoạn text đã chọn.
  • Mini Translator: Hiển thị cửa sổ dịch nhanh trong Word. 

Thực hiện các phép tính trong Word

Khi muốn tính nhanh một phép tính khi đang ở trong Word, bạn chỉ thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Word => nhập phép toán bạn muốn tính.
• Bước 2: Tô đen phép toán và click chuột phải => Search. Lúc này, Word sẽ thực hiện tính toán và trả kết quả ở hộp thoại bên phải.

Tạo mục lục tự động

Tạo mục lục luôn là một công việc khá phức tạp với một số người, nhưng với thủ thuật này mọi vấn đề liên quan đến việc tạo mục lục sẽ được giải quyết nhanh chóng.

Giờ đây, khi muôn tạo cho mình một mục lục tự động, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ vào trang bạn muốn tạo mục lục tự động.
• Bước 2: Vào mục References.
• Bước 3: Chọn Table of Content, các mẫu mục lục sẽ hiển thị và bạn chỉ cần chọn cho mình mẫu mục lục phù hợp. Hoặc cũng có thể vào Insert Table of Contents để tạo mẫu mục lục theo ý muốn.

Ngoài ra, ở phiên bản Word 2016, 2019 và 365, sẽ có thêm tùy chọn Custom Table of Contents, hỗ trợ chỉnh sửa kiểu mục lục với nhiều sự lựa chọn hơn.

Tránh tình trạng Copy và chỉnh sửa trong file Word

Muốn thực hiện việc này, bạn chỉ cần thực hiện với những bước đơn giản sau:

• Bước 1: Vào file Word muốn set-up thuộc tính chống Copy và chỉnh sửa.
• Bước 2: Vào Review => Restrict Formatting and Editing.
• Bước 3: Lúc này, hộp thoại Restrict Formatting and Editing sẽ xuất hiện, bạn chỉ cần tick vào ô "Allow only this type of editing in the document" => "Filling in form ở select box" và cuối cùng xác nhận vào ô "Yes, Start Enforcing Protection".
• Bước 4: Thiết lập Password vào 2 Textbox và nhấn chọn "OK" để hoàn thành.

Xóa gạch đỏ sửa lỗi

Những gạch đó xuất hiện khi bạn gõ văn bản là một tính năng mặc định trong Word, nhằm mục đích giúp bạn phát hiện các lỗi chính tả tiếng Anh tồn tại trong bài viết.

Để bài viết hiển thị đẹp mắt, người dùng cũng thường có xu hướng tắt tính năng này. Nếu bạn cũng nằm trong số người muốn tắt tính năng này, nhưng chưa biết thực hiện ra sao, thì có thể tham khảo các bước sau nhé!

• Bước 1: Vào Options => Word Options => Proofing.
• Bước 2: Tick chọn "Hide spelling errors in this document only".
• Bước 3: Nhấn chọn "OK", để gạch đỏ biến mất.

Còn muốn các đoạn văn bản sau không còn hiển thị những gạch đỏ “đáng ghét” này, tại Exceptions for => All new documents và tick vào ô "Hide spelling errors in this document only", rồi nhấn “OK”.

Lấy lại nội dung khi file chưa Save đã bị đóng

Đây là một tính năng vô cùng hữu ích, với những ai thường xuyên làm việc cùng Word. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước bên dưới:

• Bước 1: Vào File => Info => Manage Versions.
• Bước 2: Click chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống, chọn Recover Unsaved Documents. 
• Bước 3: Chọn File bạn muốn mở tại cửa sổ Open và nhấn Save As để lưu văn bản đó lại. 
• Bước 4: Đặt tên File => Save. Lúc này, văn bản đã được lưu và bạn có thể tiếp tục công việc.