Tổng hợp những thủ thuật trong Word không nên bỏ qua

Thao tác nhanh trong văn bản với các tổ hợp phím tắt thông dụng

Một số tổ hợp phím tắt phổ biến trong khi soạn thảo văn bản:

• Ctrl + N: Mở một trang văn bản mới.
• Ctrl + O: Mở file văn bản.
• Ctrl + S: Lưu lại văn bản.
• Ctrl + C: Sao chép văn bản.
• Ctrl + X: Thực hiện lệnh cắt nội dung văn bản.
• Ctrl + V: Dán nội dung văn bản.
• Ctrl + Z: Quay lại thao tác trước đó.
• Ctrl + E: Căn đoạn văn bản ra giữa.
• Ctrl + L: Căn lề trái cho văn bản.
• Ctrl + R: Căn lề phải cho văn bản.
• Ctrl + B: In đậm chữ/ câu chữ đã bôi đen trong văn bản.
• Ctrl + I: In nghiêng đoạn văn bản đã được bôi đen.
• Ctrl + U: Gạch chân văn bản đã bôi đen.
• Ctrl + A: Chọn tất cả văn bản, bôi đen toàn bộ văn bản.

Chuyển đổi nhanh từ chữ thường sang chữ viết hoa và ngược lại

Có rất nhiều trường hợp muốn chuyển đoiể nội dung văn bản từ chữ thường sang chữ viết hoa, nhưng không biết phải làm thế nào. Có người xóa đi viết lại, cũng có người đổi sang font chữ khác… nhưng tất cả đều không hiệu quả và gây tốn rất nhiều thời gian.

Có một mẹo đơn giản và nhanh chóng hơn mà Tự Học Lập Trình muốn giới thiệu đến các bạn. Đó là bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản muốn chuyển đổi, sau đó sử dụng tổ hợp phím Shift + F3. Tổ hợp phím này sẽ lần lượt chuyển đổi từ chữ viết hoa các chữ cái đầu sang chữ thường rồi mới đến chữ hoa rất thuận lợi. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian bằng việc chuyển trực tiếp từ hoa sang thường và ngược lại, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + A.

Khắc phục lỗi nhảy cách chữ

Khi bạn copy, paste một đoạn văn bản nào đó trên mạng internet hoặc bạn soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu sẽ thường hay gặp các lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn "th ủ thuậ t tro ng wor d".

Để giải quyết các lỗi này, bạn vào mục File >> Options >> Andvaced >> Settings.

Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust Sentence And Word Spacing Automatically sau đó click vào Ok hai lần.

Dịch văn bản bằng Bing Translate

Nếu bạn có nhu cầu dịch một đoạn văn bản nào đó mà không muốn tốn thời gian copy/paste qua lại nhiều lần, bạn có thể sử dụng bộ dịch tự động của Bing – Bing Translate trực tiếp trên Word. Tuy nhiên công cụ này không có khả năng linh hoạt như các công cụ dịch khác, nhưng nếu nội dung ngắn gọn bạn vẫn có thể sử dụng tính năng này.

Bạn chọn Review >> Translate (Word 2010 trở lên chọn Translate Document). Tại hộp thoại Research bên phải màn hình, chúng ta có thể lựa chọn ngôn ngữ cho văn bản: Form (ngôn ngữ cần dịch) và To (ngôn ngữ dịch).

Sau khi chọn xong ngôn ngữ, nhấn mũi tên màu xanh để dịch văn bản. Sau đó Word sẽ xuất hiện một bảng thông báo, bạn nhấn Yes. Chúng sẽ đưa đến trang web dịch, kèm theo đó là nội dung văn bản sau khi được dịch sang ngôn ngữ mới.

Tự động chèn ngày và giờ vào văn bản

Nếu bạn muốn thể hiện chi tiết thời gian vào trong văn bản, bạn cũng có thể thao tác trực tiếp trên Word một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Để chèn ngày giờ hiện tại vào văn bản, đầu tiên bạn đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn chèn sau đó chọn Insert >> Date and Time >> Available Formats >> OK.

Hoặc bạn có thể sử dụng 2 tổ hợp phím là Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại vào văn bản.

Ẩn nội dung trong văn bản Word

Nếu bạn có một nội dung bí mật nào đó cần ẩn đi để tránh mọi người có thể thấy và đọc nó, thì bạn có thể sử dụng tính năng Hidden của Word để ẩn đoạn văn bản ấy đi. Với các phiên cũ, việc ẩn văn bản trên Word sẽ tạo thành các khoảng trắng, rất dễ bị phát hiện. Ở các phiên bản mới sau này, lỗi đó đã được khắc phục và không có bất cứ khoảng trắng dư thừa nào trong nội dung.

Đầu tiên bạn bôi đen đoạn văn bản muốn ẩn đi và nhấn tổ hợp phím Ctrl + D. Tại cửa sổ Font, chọn mục Hidden và ấn OK để ẩn đoạn văn đó. Nếu bạn muốn hiển thị lại văn bản đã bị ẩn, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8.

Tính toán trong Word

Bạn cũng có thể tính toán ngay trên Word theo 2 cách sau:

Tính toán trong bảng: Bạn sử dụng lệnh Table/Formula để chèn một trường tính toán vào trang Word. Trường tính toán này được sử dụng tương tự như trong Excel, bắt đầu bằng dấu "=", sau đó là các hàm tính toán như Sum(Left) hay Sum(Above)…

Tính toán trên văn bản: Nếu bạn là người phải thường xuyên điều chỉnh , thay đổi các số liệu chi tiết mà bạn muốn số tính tổng cộng các số ấy và cập nhật chúng một cách tự động nhằm tránh sai sót. Bạn có thể sử dụng lệnh Bookmark trong menu Insert để làm điều đó. Đầu tiên bạn đánh dấu các số liệu chi tiết bằng lệnh Bookmark trong menu Insert, sau đó dùng trường công thức để tính toán dựa theo tên trên Bookmark.

Kiểm tra chính tả

Nếu bản phải soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh và sợ rằng mình sẽ mắc các lỗi về từ vựng, hay ngữ pháp, thì đừng lo tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả của Microsoft Word sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

Bạn vào menu Tools >> Spelling and Grammar hoặc nhấn phím F7 để khởi động chức năng này.

Nếu bạn phải gặp những từ acronym - từ được cấu tạo bằng những chữ đầu của một nhóm từ, như NATO, ASEAN… mà khi đánh lỗi chính tả, thì đừng lo tôi sẽ giúp bạn giải quyết nó. Thay vì ngồi tỉ mỉ nhập từng từ vào từ điển của Word, bạn vào menu Tools >> Options >> Spelling & Grammar >> Ignore Words in UPPERCASE. Sau đó nhấn OK để lưu lại thay đổi, vậy là bạn có thể tiếp tục soạn thảo văn bản.

Đặt Font chữ mặc định

Nếu bạn đã quen với việc sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn Word có sẵn font chữ đó mỗi khi bạn soạn thảo các văn bản. Bạn hãy thử thủ thuật rất đơn giản sau đây:

Đầu tiên, bạn mở bất kì một văn bản nào lên, sau đó vào Format >> Font. Tại cửa sổ Font, bạn hãy chọn font chữ mà bạn đã quen dùng, rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ. Sau đó sẽ hiện ra 1 bảng hỏi của Word có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Ngoài ra, trong những phiên bản Word 2013 trở đi, Microsoft đã trang bị thêm tính năng chuyển đổi file PDF sang file Word để chỉnh sửa như một văn bản bình thường.