Những thủ thuật Excel cho dân văn phòng

Excel là công cụ rất hữu ích, chúng hỗ trợ phần nào trong công việc lưu trữ dữ liệu được nhanh hơn cũng như tăng hiệu suất làm việc. Cùng tìm hiểu thêm một số kỹ năng excel để công việc của bạn phần nào dễ dàng hơn và có phong thái chuyên nghiệp hơn nhé !

Xem thống kê siêu nhanh về hàm sum, min, max

Thông thường bạn sẽ dùng các câu lệnh về hàm như sum để tính tổng, min để tìm giá trị lớn nhất hay max để tìm giá trị nhỏ nhất. Điều này mất khá nhiều thời gian, nếu bạn không may quên mất câu lệnh thì năng suất công việc sẽ không đạt hiệu quả, dẫn đến nhiều hệ lụy không đáng có trong công việc. Nhưng bây giờ, vấn đề bất cập đó đã có hướng giải quyết. Với một thao tác đơn giản bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Thanh trạng thái (Status bar) nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê hữu ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen. 

Tự động nhập dữ liệu

Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu hơn, chỉ cần bôi đen trường dữ liệu bất kì sau đó rê chuột xuống ô dưới cùng thì các dữ liệu sẽ tự động được nhập vào các ô trống theo ý của bạn. 

Thủ thuật chuyển dòng sang cột và ngược lại

Chọn vùng mà bạn cần hoán đổi phần dữ liệu, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để Copy phần dữ liệu. Di chuyển đến ô cần chuyển đổi Paste dữ liệu. Nhấp chuột phải, sẽ có một menu đơn hiện ra, chọn Paste Special, rồi chọn tiếp Transpose "T" để thực hiện việc hoán đổi.

Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Trước giờ, bạn vẫn hay sử dụng hai phím Copy và Paste để sao chép những dữ liệu vào các ô không liền kề nhau. Việc đó rất là mất thời gian của bạn. Hiện nay, đã có thêm thủ thuật mới hỗ trợ thêm công việc sao chép được thực hiện nhanh chóng hơn. 

Bạn chỉ cần sao chép dữ liệu từ ô chứa thông tin cần sao chép (Ctrl+C). Tiếp theo, ấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Sau đó, sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+V) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.

 Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =”

Giờ đây, chúng ta thực sự không cần phải lúc nào cũng viết ra một câu lệnh đầy đủ: Sum(number1, number 2,….) mà chỉ cần áp dụng một trong hai cách sau đây là có thể tính tổng một vùng giá trị nào đó một cách nhanh chóng hơn.

• Cách 1: Dùng tổ hợp phím ALT + = sau đó nhấn Enter -> chưa đến 1s là ra kết quả bạn mong muốn.
• Cách 2: Nhấn vào nút lệnh (Command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh Ribbon – thẻ Home

* Chú ý: vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời.

 Di chuyển giữa các Sheet bằng “Ctrl + PgUp/PgDn”

Trong khi làm việc trên excel, chắc hẳn bạn phải thao tác rất nhiều các Sheet trong đó. Có khi còn phải di chuyển giữa các tab với nhau, việc thao tác như vậy khá mất thời gian của bạn. Nhưng may mắn thay, nay đã có tổ hợp phím "Ctrl+Pgup" hoặc "Ctrl+Pgdn" giúp thực hiện di chuyển qua lại giữa các tab với nhau trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn khi bạn không sử dụng chuột.

Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”

Những ai thường hay chật vật trong việc ghi nhớ các công thức câu lệnh trong excel thì tổ hợp phím này được xem như "vị cứu tinh" dành cho bạn. Thay vì, phải vào bảng Formulas hay Show Formulas để xem công thức thì nay chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là hàng loạt công thức sẽ được hiển thị nhanh chóng.

Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím "Ctrl + ~" thôi (Ctrl + `).

Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

Giờ đây, bạn có thể tùy ý chọn hướng di chuyển con trỏ với một vài thao tác đơn giản. Trước tiên, chọn file/Options trong hộp thoại hiển thị. Tiếp đến chọn Advanced => chọn After Pressing Enter move Selection => chọn Direction. Cuối cùng là chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột là bạn có thể điều khiển con trỏ như ý muốn rồi đấy.

Ẩn hàng và cột theo nhóm

Để thực hiện được điều này, bạn chỉ cần bôi đen những vị trí cần ẩn, sau đó ấn tổ hợp phím “Alt shift mũi tên phải” để hộp thoại xuất hiện. Hộp thoại sẽ hỏi bạn ẩn cột hay hàng, chỉ cần nhấn ok là nó sẽ thực hiện theo ý muốn của bạn. Khi đó, bạn sẽ thấy Workbook hiển thị những nhóm hàng hoặc cột. Nếu muốn nhóm đó ẩn đi bạn chỉ cần nhấp vào dấu trừ và muốn nó hiện ra thì nhấn vào dấu cộng.

Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”

Chúng ta có thể bật tính năng lọc dữ liệu nhanh mà chỉ mất khoảng một giây với 2 tổ hợp phím “Ctrl+A“ (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl+Shift+L” (Bật chức năng lọc).

Bảng dữ liệu mà bạn muốn lọc phải bao gồm các ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết chặt chẽ với nhau, không rời rạc. Bạn có thể tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên.